Manuelin daha ucuz olduğunu mu düşünüyorsunuz? Tekrar Düşünün: Şimdi %30 Tasarruf Edin

Sadece saatlik ücreti kontrol ettiğimde el emeği uygun görünebilir. Tam maliyet genellikle tekrarlanan veri girişini, düzeltmeleri, gecikmiş yanıtları, kaçırılan takipleri ve aynı görevi tekrar kontrol etmek için harcanan zamanı içerir. Küçük bir işlem yalnızca birkaç dakika sürebilir. Bir hafta boyunca bu dakikalar birkaç saate dönüşebilir. Bir ay boyunca maliyet, müşteri hizmetlerini, satış takibini ve ekip kapasitesini etkileyebilir. Paranın nereye gittiğini bulmak için basit bir yöntem kullanıyorum. 1. Görevi kaydedin Tekrarlanan her etkinliği not ediyorum: - Araçlar arasında veri kopyalama - Aynı raporu hazırlama - Rutin güncellemeler gönderme - Sipariş veya ödeme ayrıntılarını kontrol etme - E-posta isteklerini sıralama - Müşteri bilgilerini yeniden girme - Eksik alanlar için dosyaları inceleme Ayrıca görevin ne sıklıkta gerçekleştiğini ve ne kadar sürdüğünü de kaydediyorum. Haftada 25 kez bir göreve 12 dakika ayıran bir ekip üyesi, o etkinlik için haftada beş saat harcamaktadır. 2. Tam işçilik maliyetini hesaplayın Hesaplamanın karmaşık olması gerekmez: Görev maliyeti = harcanan zaman × saatlik işçilik maliyeti Örneğin, bir personel saat başına 24 ABD doları kazanıyor ve her hafta beş saatini manuel raporlamaya harcıyor. 5 saat × 24 ABD doları = haftada 120 ABD doları Bu, düzeltmeler veya gecikmeler sayılmadan önce, dört hafta boyunca yaklaşık 480 ABD dolarına eşittir. Bir görev tek başına görüntülendiğinde gözden geçirilemeyecek kadar küçük görünebilir. Aylık toplam daha kullanışlı bir tablo ortaya koyuyor. 3. Hataların maliyetini kontrol edin Manuel çalışma, bordro raporunda görünmeyen sorunlara neden olabilir. Yanlış bir müşteri numarası yanıtın gecikmesine neden olabilir. Bir rapordaki eksik bir satır başka bir incelemeye yol açabilir. Yinelenen bir giriş, stok veya ödeme kayıtlarının kontrol edilmesini zorlaştırabilir. Bir keresinde müşteri isteklerini e-postadan bir e-tabloya kopyalayan küçük bir hizmet ekibini inceledim. Görev her sabah yaklaşık 15 dakika sürdü. Daha büyük sorun takip süreciydi. İstekler bazen yanıt gönderilmeden önce tamamlandı olarak işaretleniyordu, bu nedenle daha sonra başka bir ekip üyesinin gelen kutusunu kontrol etmesi gerekiyordu. Ekip, paylaşılan bir form, net durum alanları ve otomatik hatırlatıcılar kullanarak bu ekstra kontrolü azalttı. Tasarruf insanları uzaklaştırmakla sağlanmadı. İnsanlara daha az tekrarlanan adım verilmesinden kaynaklandı. 4. Otomasyon için doğru görevleri seçin Her manuel görevin yazılıma ihtiyacı yoktur. İyi bir başlangıç ​​görevi genellikle şu özelliklere sahiptir: - Aynı modeli izler - Açık giriş alanları kullanır - Sık sık gerçekleşir - Çok az karar gerektirir - Kontrol edilebilecek bir kayıt oluşturur Hassas kararlar, kişisel bakım veya olağandışı müşteri ihtiyaçları içeren görevler yine de doğrudan insan incelemesine ihtiyaç duyabilir. Pratik bir iş akışı şu şekilde görünebilir: 1. Bir müşteri bir talep gönderir. 2. Bilgi tek bir paylaşılan sisteme girer. 3. İstek net bir durum alır. 4. Doğru ekip üyesine bir bildirim gönderilir. 5. Müşteri standart bir güncelleme alır. 6. Bir kişi olağandışı durumları inceler. Bu yapı insanın dikkatini değer kattığı yerde tutar. 5. Olası tasarrufu ölçün %30'luk bir indirim bir vaat olarak görülmemelidir. Bu, kendi kayıtlarınızdan hesaplanan bir hedef olmalıdır. Bir sürecin maliyeti ayda 1.000 ABD dolarıysa ve ölçülen değişiklikler, önlenebilir manuel çabanın 300 ABD dolarını ortadan kaldırıyorsa, tasarruf %30 olur. Sayı şu şekilde kontrol edilebilir: - Değişiklikten önce harcanan saat - Değişiklikten sonra harcanan saat - Hata düzeltmeleri - Geciken yanıtlar - Yazılım ve kurulum maliyetleri - Personelin inceleme için kullandığı süre Amaç, her görevi daha hızlı hale getirmek değildir. Amaç, hizmet kalitesini düşürmeden tekrarlanan işleri azaltmaktır. 6. İnsan kontrolü sağlayın Otomasyon, sürecin net sınırları olduğunda en iyi şekilde çalışır. Rutin vakaların basit bir iş akışı içerisinde hareket ettiği, olağandışı vakaların ise kişiye gittiği bir kurguyu tercih ediyorum. Bu şunları içerebilir: - Eksik bilgiler için bir inceleme adımı - Geri ödemeler veya değişiklikler için bir onay adımı - Müşteri verilerine erişim kontrolleri - Her bir eylemin kaydı - Hataları düzeltmenin açık bir yolu Bu kontroller müşteri deneyimini korur ve sürecin yönetilmesini kolaylaştırır. Manuel çalışma, tanıdık olduğu için ücretsiz değildir. Saatleri, düzeltmeleri ve gecikmeleri ölçtüğümde maliyeti görmek daha kolay oluyor. Mantıklı bir inceleme, bir ekibin kaçınılabilir çabanın %30'unun nerede azaltılabileceğini bulmasına yardımcı olabilir. Sonuç göreve, araçlara ve sürecin kalitesine bağlıdır. Tekrarlanan bir aktiviteyle başlayın, onu ölçün, geliştirin ve daha büyük bir değişiklik yapmadan önce rakamları gözden geçirin.

Manuel çalışma sessizce bir ekibin bütçesinin büyük bir kısmını alabilir. Verilerin sistemler arasında kopyalanması, rutin raporların hazırlanması, elektronik tabloların kontrol edilmesi, takip e-postalarının gönderilmesi ve dosyaların taşınması yalnızca birkaç dakika sürebilir. Tam bir hafta boyunca bu dakikalar saatlere dönüşür. Aynı görevler birkaç kişi tarafından tekrarlandığında, müşteriler veya işletme için fazla bir değer katmadan maliyet artar. Ekiplerin bilgiyi kullanmaktan ziyade taşımaya daha fazla zaman ayırdığını gördüm. Satış asistanı bir raporu dışarı aktarır, dosyayı temizler, eksik alanları kontrol eder ve bunu yöneticiye gönderir. Yönetici aynı verileri başka bir formatta inceler. Küçük bir iş akışı değişikliği bu adımlardan birkaçını ortadan kaldırabilir. İşin tekrarlı olması, kurallara dayalı olması ve yeterli saatlere yayılması durumunda manuel görev maliyetlerinde %30'luk bir azalma mümkün olabilir. Sonuç; sürece, yazılıma, personelin zamanına ve uygulamanın kalitesine bağlıdır. Tahmin etmek yerine ölçmek gerekir. ### Adım 1: Tekrarlayan işi bulun Basit bir görev listesiyle başlıyorum. Her aktivite için şunları kaydederim: - Ne sıklıkta gerçekleştiğini - Kaç kişinin bunu hallettiğini - Bir görevin ne kadar sürdüğünü - Hangi araçların dahil olduğunu - Hataların nerede ortaya çıktığını - Bir kişinin karar vermesinin gerekip gerekmediğini Ayda bir 10 dakika süren bir görev, dikkat gerektirmeyebilir. 12 çalışanın her gün 10 dakikasını aldığı bir görev daha yakından incelenmeyi hak ediyor. Örneğin küçük bir lojistik şirketi günlük sipariş güncellemelerini takip ediyordu. Personel, teslimat ayrıntılarını e-postadan bir elektronik tabloya kopyaladı, ardından aynı ayrıntıları bir müşteri portalına girdi. Ekip genelinde çalışma her hafta yaklaşık 18 saat sürdü. Sürecin anlaşılması kolaydı, bu da onu bir değişikliği test etmek için uygun bir yer haline getiriyordu. ### Adım 2: Kararları rutin eylemlerden ayırın Her manuel görev kaldırılmamalıdır. Müşteri şikayetleri, olağandışı ödeme durumları ve hassas hesap değişiklikleri, gerçek kişilerin incelemesini gerektirebilir. Rutin eylemler genellikle açık bir kurala tabidir: - Bir form tamamlandıysa, bir kayıt oluşturun - Bir fatura onaylanırsa, bunu muhasebeye gönderin - Müşteri belirli bir süre sonunda yanıt vermediyse, bir hatırlatma gönderin - Bir dosya paylaşılan bir klasöre ulaşırsa, atanan kişiyi bilgilendirin Her seferinde yeni değerlendirme gerektirmeyen eylemler arıyorum. Bunlar genellikle şablonlar, kurallar veya yazılım iş akışları için uygundur. Bu yaklaşım, insanları kendi kararlarının önemli olduğu yere dahil eder ve öngörülebilir işlere harcanan zamanı azaltır. ### Adım 3: Yinelenen veri girişini kaldırın Yinelenen giriş, zaman kaybının yaygın bir kaynağıdır. Aynı müşteri adı, sipariş numarası veya ödeme durumu birden fazla sisteme yazıldığında işletme iki kez ödeme yapar. Personelin zamanını öder ve daha sonra ortaya çıkan hatalarla ilgilenir. Bağlantılı bir iş akışı, onaylanmış bilgileri bir araçtan diğerine aktarabilir. Müşteri formu bir satış sisteminde kayıt oluşturabilir. Onaylanan bir sipariş envanteri güncelleyebilir. Tamamlanmış bir hizmet bileti, bir fatura talebini tetikleyebilir. Araçları bağlamadan önce veri alanlarını ve izinleri kontrol ediyorum. Yanlış bilgiyi daha hızlı aktaran bir iş akışı asıl sorunu çözmez. ### Adım 4: Tekrarlanan iletişim için şablonları kullanın Birçok ekip aynı mesajları sıfırdan yazar. Şablonlar randevu hatırlatıcıları, sipariş güncellemeleri, ödeme bildirimleri, dahili talepler ve destek yanıtları konusunda yardımcı olabilir. İyi bir şablon, temel bilgileri içerirken gerektiğinde kişisel bir not için de yer bırakır. Her mesajın aynı gibi görünmesini önlüyorum. Müşterilerin hâlâ net bir açıklamaya, kullanışlı bir iletişim seçeneğine ve doğru ayrıntılara ihtiyacı var. Şablonlar yazmayı azaltmalı, bakımı azaltmamalıdır. Her gün 40 randevu hatırlatıcısı gönderen bir hizmet işletmesi, yapılandırılmış bir mesaj ve basit bir planlama kuralıyla haftada birkaç saat tasarruf edebilir. ### Adım 5: Değişikliği ölçün Maliyet azaltmanın net bir temele ihtiyacı vardır. Değişiklikten önceki ve sonraki süreci karşılaştırıyorum: - Her hafta harcanan saat - Tamamlanan görev sayısı - Hata ve düzeltme oranları - Yanıt süresi - Yazılım ve bakım maliyetleri - Personel süresinin daha yüksek değerli işe kaydırılması Bir ekibin her hafta 20 saatini manuel bir rapora harcadığını hayal edin. İş akışı güncellemesinden sonra çalışma 13 saat sürer. Bu, 7 saat veya orijinal zamanın %35'i kadar tasarruf anlamına gelir. Finansal sonuç, saatlik maliyete ve araçların maliyetine bağlıdır. Zaman kazandıran ancak birçok hataya neden olan bir süreç yararlı bir gelişme olmayabilir. ### Pratik bir örnek 15 kişilik bir pazarlama ajansı, yeni müşteri isteklerini takip etmek için paylaşılan bir e-tablo kullandı. Bir kişi gelen kutusunu kontrol etti, ayrıntıları sayfaya kopyaladı, bir ekip üyesini atadı ve dahili bir mesaj gönderdi. Ajans sürecin haritasını çıkardı ve aynı bilgilerin üç kez girildiğini tespit etti. Manuel adımların yerini bir form, paylaşılan bir görev panosu ve bir bildirim kuralı aldı. Ekip yine de her isteği inceledi ancak kopyalama işi azaldı. Dört hafta sonra ajans, sürecin yaklaşık %30 daha az personel zamanı gerektirdiğini bildirdi. Tasarruf, hizmet kalitesinin azaltılması veya müşteri desteğinin kesilmesinden değil, tekrarlanan girişlerin ortadan kaldırılmasından kaynaklandı. ### Ekiplerin sıklıkla hata yaptığı yerlerde, bir süreci anlamadan otomatikleştirmem. Yaygın sorunlar şunlardır: - Belirsiz kuralları otomatikleştirmek - Mevcut araçları kontrol etmeden yazılım satın almak - Veri kalitesini koruyan bir inceleme adımını kaldırmak - Personel eğitimini göz ardı etmek - Yalnızca yazılım maliyetini ölçmek - Görev süresini takip etmeden tasarruf beklemek Küçük bir pilot, her departmanı aynı anda değiştirmekten daha güvenlidir. Bir süreç seçin, mevcut maliyetini kaydedin, sınırlı bir iş akışını test edin ve sonuçları, onu her gün kullanan kişilerle birlikte gözden geçirin. Manuel çalışma her zaman israf değildir. Bazı görevler güveni, doğruluğu ve müşteri ilişkilerini korur. Daha iyi hedef, insan muhakemesini değer katacak yerde tutarken tekrarlanan çabayı azaltmaktır. Bir iş akışını gözden geçirdiğimde basit bir soru sorarım: Bu görev bir kişiye mi ihtiyaç duyuyor yoksa süreç güncellenmediği için yalnızca bir kişiye mi ihtiyaç duyuyor? Cevap, %30'luk maliyet indiriminin nerede gerçekçi olduğunu ve nerede olmadığını ortaya çıkarabilir.

Görevler arasında geçiş yapmak, güncellemeleri kontrol etmek ve küçük ayrıntıları takip etmek için çok fazla zaman harcıyordum. İş tamamlandı ancak süreç yavaş ve maliyetliydi. Bu teklif, harcamalarınızı kontrol altında tutarken günlük işlerinizi basitleştirmenize yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Uygun müşteriler, teklif koşullarına bağlı olarak seçilen planlarda %30 indirimden yararlanabilir. Düzenli bir çalışma alanıyla şunları yapabilirim: - Görevleri, notları ve dosyaları tek bir yerde tutabilirim - Tekrarlanan manuel işleri azaltabilir - Daha az ileri geri gidişle ilerlemeyi takip edebilirim - Ekibime son teslim tarihlerine ilişkin daha net bir görünüm sunabilirim - Bir plan seçmeden önce maliyetleri gözden geçirebilirim Örneğin, beş kişilik bir tasarım ekibi, uzun e-posta dizilerine bağlı kalmadan çalışma alanını projeleri atamak, dosyaları paylaşmak ve durumu kontrol etmek için kullanabilir. Her ekip işine ve bütçesine uygun özellikleri seçebilir. En iyi tasarruf yalnızca ihtiyacım olan araçları kullanmakla elde edilir. Kaydolmadan önce plan ayrıntılarını gözden geçiriyorum, fatura dönemini kontrol ediyorum ve nelerin dahil olduğunu onaylıyorum. Daha az dikkat dağıtıcı şeyle çalışın. Sürecinizi açık tutun. Teklif geçerli olduğu sürece uygun planlarda %30 tasarruf edin. Şartlar ve koşullar değişebilir. Sorularınızı bekliyoruz: 2155423988@qq.com/WhatsApp +8613365577725.

Brynjolfsson, Erik ve Andrew McAfee — 2014 — İkinci Makine Çağı Davenport, Thomas H. ve Jeanne G. Harris — 2007 — Analytics Üzerinde Rekabet Hammer, Michael ve James Champy — 1993 — Şirketin Yeniden Yapılanması Womack, James P., Daniel T. Jones ve Daniel Roos — 1990 — Dünyayı Değiştiren Makine Deming, W. Edwards — 1986 — Krizden Çıkış Kotter, John P. — 1996 — Değişime Öncülük Etmek